Steigende Kosten, wach­sen­de regu­la­to­ri­sche Anforderungen, knap­pe­re Margen: Der wirt­schaft­li­che Druck auf Krankenhäuser nimmt zu. Gerade die Wahlleistungsabrechnung gerät dabei in den Fokus – als wich­ti­ger Baustein der finan­zi­el­len Stabilität und zugleich eine der Stellen, an denen berech­tig­te Erlöse am häu­figs­ten ver­lo­ren gehen. Meist nicht, weil zu wenig geleis­tet wür­de, son­dern weil erbrach­te Leistungen zwi­schen Behandlung, Dokumentation und Abrechnung nicht voll­stän­dig ankom­men.

Warum die­se Lücken weni­ger an der Abrechnung als an den vor­ge­la­ger­ten Prozessen ent­ste­hen, dar­über haben wir mit Tim Seils von der PVS SÜDWEST gespro­chen – einer ärzt­li­chen Gemeinschaftseinrichtung und einem der füh­ren­den Dienstleister für die Abrechnung ärzt­li­cher Leistungen in den Bereichen GOÄ, UV-GOÄ und Hybrid-DRG. Seit über einem Jahrhundert beglei­tet sie Ärztinnen und Ärzte, Kliniken, MVZ und Labore bei der Sicherung ihrer Honorarforderungen – nach dem eige­nen Anspruch „Von Ärzten. Für Ärzte.“. Mehr Informationen unter www.pvs-suedwest.de. 

1. Relevanz & Problemstellung

Sarah Heinze: Warum ist die Wahlleistungsabrechnung aktu­ell ein so wich­ti­ges Thema für Krankenhäuser?

Tim Seils (PVS SÜDWEST): Die Wahlleistungsabrechnung ist für vie­le Krankenhäuser ein zen­tra­ler Baustein der wirt­schaft­li­chen Stabilität. Steigende Personal‑, Sach- und Energiekosten erhö­hen den Druck auf die Erlössituation der Kliniken, wäh­rend regu­la­to­ri­sche Anforderungen kon­ti­nu­ier­lich wach­sen. Nachlässigkeiten in Prozessabläufen oder in der Dokumentation kön­nen dabei zu Liquidationsausfällen füh­ren. 

Entscheidend ist des­halb das Zusammenspiel zwi­schen erbrach­ten medi­zi­ni­schen Leistungen, der Dokumentation und der Abrechnung. Nur wenn die­se Bereiche opti­mal auf­ein­an­der abge­stimmt sind, kön­nen erbrach­te Leistungen voll­stän­dig und rechts­si­cher rea­li­siert wer­den. Klar defi­nier­te Prozesse bil­den somit die Grundlage für eine wirt­schaft­li­che Stabilität.

2. Nutzen & Wirtschaftlichkeit

Sarah Heinze: Was kon­kret gewin­nen Krankenhäuser, wenn sie ihre Prozesse in der Wahlleistungsabrechnung opti­mie­ren?

Tim Seils (PVS SÜDWEST): Optimierte Prozesse füh­ren zu einer nahe­zu voll­stän­di­gen Leistungserfassung, einer höhe­ren Abrechnungsqualität und zu einer schnel­le­ren Rechnungsstellung. Dadurch ver­bes­sern sich sowohl die Erlössituation als auch die Liquidität des Krankenhauses. Gleichzeitig sinkt der Aufwand für Nachbearbeitungen, Rückfragen und Monierungen. 

Darüber hin­aus schaf­fen stan­dar­di­sier­te Abläufe Transparenz und ermög­li­chen eine bes­se­re Steuerung der gesam­ten Erlöskette. Der eigent­li­che Mehrwert liegt also dar­in, wirt­schaft­li­che Potenziale zu sichern, ohne zusätz­li­che Leistungen erbrin­gen zu müs­sen.

Messbare Ergebnisse

Sarah Heinze: Welche mess­ba­ren Ergebnisse sehen Sie in der Praxis?

Tim Seils (PVS SÜDWEST): Unsere Erfahrungen zei­gen, dass Prozessoptimierungen häu­fig dazu füh­ren, bis­her nicht abge­rech­ne­te Leistungen abre­chen­bar zu machen und Bearbeitungszeiten spür­bar zu ver­kür­zen. Die ver­bes­ser­te Datenqualität und Nachvollziehbarkeit der Abrechnung redu­zie­ren Rückfragen deut­lich. Organisatorische Verbesserungen erzeu­gen somit unmit­tel­bar wirt­schaft­li­che Effekte.

3. Schwachstellen im Prozess

Sarah Heinze: Wo lie­gen die größ­ten Schwachstellen in bestehen­den Prozessen?

Tim Seils (PVS SÜDWEST): Die größ­ten Herausforderungen ent­ste­hen meist an den Schnittstellen zwi­schen Leistungserbringung, Dokumentation und Abrechnung. Fehlende Informationen, unvoll­stän­di­ge Leistungsnachweise oder Medienbrüche füh­ren dazu, dass erbrach­te Leistungen nicht voll­stän­dig in die Abrechnung ein­flie­ßen. Hinzu kom­men häu­fig unter­schied­li­che Arbeitsweisen zwi­schen Fachabteilungen oder Standorten. Dadurch ent­ste­hen Informationsverluste und unnö­ti­ge Verzögerungen. In vie­len Fällen liegt das Problem nicht in der Abrechnung selbst, son­dern in den vor­ge­la­ger­ten, nicht stan­dar­di­sier­ten Prozessen.

Sarah Heinze: Was sind die sen­si­blen oder heik­len Punkte bei der Anpassung?

Tim Seils (PVS SÜDWEST): Prozessanpassungen betref­fen unmit­tel­bar die Mitarbeitenden und ihre bestehen­den Routinen. Deshalb ist es ent­schei­dend, Veränderungen trans­pa­rent zu kom­mu­ni­zie­ren und die Beteiligten früh­zei­tig ein­zu­bin­den. Ziel ist nicht zusätz­li­che Bürokratie, son­dern die Vereinfachung von Abläufen und die Sicherung berech­tig­ter Erlöse. Besonders sen­si­bel wird es, wenn eta­blier­te Arbeitsweisen hin­ter­fragt wer­den müs­sen. Erfolgreiche Veränderungen ent­ste­hen daher nicht durch Vorgaben allein, son­dern durch Akzeptanz, Verständnis und gemein­sa­me Zielsetzungen.

4. Warum Projekte scheitern

Sarah Heinze: Woran schei­tern Optimierungsprojekte am häu­figs­ten?

Tim Seils (PVS SÜDWEST): Die Ursache liegt sel­ten in fach­li­chen oder tech­ni­schen Fragestellungen. Häufiger feh­len kla­re Verantwortlichkeiten, ein gemein­sa­mes Ziel oder die kon­se­quen­te Umsetzung defi­nier­ter Maßnahmen. 

Prozesse müs­sen im Alltag vor allem gelebt wer­den. Erfolgreiche Projekte zeich­nen sich dadurch aus, dass Führungskräfte und Mitarbeitende glei­cher­ma­ßen hin­ter den Veränderungen ste­hen und deren Nutzen erken­nen.

5. Zusammenarbeit mit der PVS Südwest

Sarah Heinze: Wenn Sie ein neu­es Mandat über­neh­men: Wie gehen Sie kon­kret vor?

Tim Seils (PVS SÜDWEST): Zu Beginn ana­ly­sie­ren wir die bestehen­den Abläufe, die Datenstrukturen und orga­ni­sa­to­ri­schen Rahmenbedingungen. In enger Abstimmung mit dem Krankenhaus hel­fen wir  bei der Bestimmung und Umsetzung von Optimierungspotenzialen. Dabei betrach­ten wir die gesam­te Prozesskette – von der Aufnahme über die Dokumentation bis zur Abrechnung. Unser Ziel ist es, nach­hal­ti­ge Lösungen zu eta­blie­ren, die sich naht­los in die bestehen­den Strukturen inte­grie­ren las­sen. 

6. Daten & Schnittstellen

Sarah Heinze: Wie gut funk­tio­niert die Datenübernahme aus dem KIS?

Tim Seils (PVS SÜDWEST): Die tech­ni­sche Datenübernahme aus moder­nen Krankenhausinformationssystemen funk­tio­niert heu­te in den meis­ten Fällen zuver­läs­sig und rei­bungs­los. Herausforderungen ent­ste­hen jedoch häu­fig durch unter­schied­li­che Datenqualitäten, indi­vi­du­el­le Systemlandschaften oder his­to­risch gewach­se­ne Prozesse. Die Qualität der Abrechnung beginnt immer mit der Qualität der zugrun­de lie­gen­den Informationen. Eine sau­be­re Datenstruktur ist die Voraussetzung für effi­zi­en­te und rechts­si­che­re Prozesse.

7. Zukunft & KI

Sarah Heinze: Welche Rolle kann KI künf­tig in der Wahlleistungsabrechnung spie­len?

Tim Seils (PVS SÜDWEST): Künstliche Intelligenz kann die Wahlleistungsabrechnung in den kom­men­den Jahren spür­bar ver­än­dern. Insbesondere bei Plausibilitätsprüfungen, der Analyse gro­ßer Datenmengen oder der Identifikation von Auffälligkeiten bie­tet sie erheb­li­che Potenziale. Dadurch kön­nen Bearbeitungszeiten redu­ziert und Qualitätsstandards wei­ter erhöht wer­den. Dennoch bleibt die fach­li­che Bewertung kom­ple­xer Sachverhalte Aufgabe erfah­re­ner Spezialisten. KI wird den Menschen unter­stüt­zen, aber nicht erset­zen.

8. Erfolgsfaktoren

Sarah Heinze: Was macht einen wirk­lich guten Abrechnungsprozess aus?

Tim Seils (PVS SÜDWEST): Ein leis­tungs­fä­hi­ger Abrechnungsprozess basiert auf drei zen­tra­len Säulen: voll­stän­di­ge Dokumentation, kla­re Verantwortlichkeiten und hohe fach­li­che Kompetenz. Darüber hin­aus ist die enge Zusammenarbeit zwi­schen medi­zi­ni­schen, admi­nis­tra­ti­ven und abrech­nungs­re­le­van­ten Bereichen ent­schei­dend. Nur wenn alle Beteiligten die­sel­ben Qualitätsstandards ver­fol­gen, kön­nen Leistungen voll­stän­dig, rechts­si­cher und wirt­schaft­lich erfolg­reich abge­rech­net wer­den. 

9. Durchsetzung & Erlössicherung

Sarah Heinze: Unter wel­chen Voraussetzungen las­sen sich Forderungen erfolg­reich durch­set­zen?

Tim Seils (PVS SÜDWEST): Die Grundlage einer erfolg­rei­chen Forderungsdurchsetzung wird lan­ge vor der Rechnungsstellung geschaf­fen. Entscheidend sind eine rechts­si­che­re Wahlleistungsvereinbarung, eine voll­stän­di­ge Dokumentation und eine fach­lich kor­rek­te Abrechnung. Darüber hin­aus spielt die Transparenz gegen­über Patienten, Versicherungen und Beihilfestellen eine wich­ti­ge Rolle. Je nach­voll­zieh­ba­rer die Abrechnungen sind, des­to höher ist die Akzeptanz der Forderung. Die Durchsetzungsquote ent­schei­det sich des­halb nicht erst beim Zahlungseingang, son­dern bereits in der Qualität der vor­ge­la­ger­ten Prozesse.

Fazit

Das Gespräch macht eines deut­lich: Verlorene Erlöse in der Wahlleistungsabrechnung sind sel­ten ein fach­li­ches oder tech­ni­sches Problem – sie ent­ste­hen an den Schnittstellen zwi­schen Leistungserbringung, Dokumentation und Abrechnung. Wo Informationen feh­len, Nachweise unvoll­stän­dig sind oder Abteilungen unter­schied­lich arbei­ten, flie­ßen erbrach­te Leistungen nicht voll­stän­dig in die Abrechnung ein.

Der Hebel liegt damit in klar defi­nier­ten, geleb­ten Prozessen: voll­stän­di­ge Dokumentation, ein­deu­ti­ge Verantwortlichkeiten und eine enge Abstimmung zwi­schen medi­zi­ni­schen, admi­nis­tra­ti­ven und abrech­nungs­re­le­van­ten Bereichen. So las­sen sich die Leistungserfassung ver­bes­sern, Bearbeitungszeiten ver­kür­zen und berech­tig­te Forderungen zuver­läs­si­ger durch­set­zen – ohne Mehraufwand in der Behandlung. Künstliche Intelligenz kann die­se Entwicklung künf­tig zusätz­lich unter­stüt­zen, etwa bei Plausibilitätsprüfungen und Datenanalysen, wäh­rend die fach­li­che Bewertung in der Hand erfah­re­ner Spezialisten bleibt.

Wenn auch Sie Ihre Wahlleistungsabrechnung auf den Prüfstand stel­len und unge­nutz­te Erlöspotenziale sichern möch­ten, steht Ihnen die PVS SÜDWEST ger­ne zur Seite. Sprechen Sie das Team bei Fragen oder für eine ers­te Einschätzung jeder­zeit an:

Ihr Klinikexperte der PVS SÜDWEST
Tim Seils
tim.seils@pvs-suedwest.de